Une soirée riche en couleurs

14 juin 2019 : Nouvelle demande de devis. Les demandes affluent mais celle-ci est particulière. Elle va demander beaucoup d’attention et d’organisation.

17 juin 2019 : On me confit le dossier. Je fais le point avec ma directrice qui a reçu la demande et qui me transmets toutes les informations : une très belle soirée avec une équipe de 20 personnes en charge de l’accueil, de l’émargement, du vestiaire, et de l’orientation. Les profils seront sélectionnés sur profils photos puis passeront en casting. Une grosse organisation mais qui ne m’effraye pas bien au contraire ! Je sens l’excitation au fond de moi et l’envie de montrer de quoi je suis capable. Je me mets aussitôt à la recherche de profils.

Ma cible est très limitée et les retours tardent à venir. Je pensais honnêtement qu’en proposant une telle mission, cela ferait rêver n’importe qui, mais l’enthousiasme n’est pas là pour tout le monde.

18 juin 2019 : J’envoie le premier devis. Des modifications seront à apporter mais cela donne une idée. Je continues ma recherche de profils. J’ai élargi ma cible et obtenu de nouvelles réponses bien plus encourageantes ! Je prépare au fur et à mesure les profils photos de chacune, je m’applique à ce qu’elles aient toutes un profil à la hauteur.

19 juin 2019 : Je reçois le premier déroulé de la soirée. Lui aussi évoluera avec le temps. Tout est indiqué, heure par heure, poste par poste. Cette précision me rassure et m’encourage. J’ai l’envie de bien faire et d’être à la hauteur d’un tel événement. En parallèle, je continue toujours mes recherches de profils et la création de leurs profils photos en vue de l’envoi d’une première sélection à la fin de la semaine.

20 juin 2019 : Je passe la journée à terminer les derniers profils photos et préparer le mail. Après validation de ma directrice, j’envoie la sélection, non sans une petite angoisse. Le retour ne se fait pas attendre, il est très positif et encourageant. Je suis ravie de ce premier retour et suis encore plus motivée !

21 juin 2019 : J’ai obtenu de nouveaux retours de disponibilités qui vont me permettre de proposer d’autres profils à la cliente, ce qui me ravis ! Sans perdre de temps je reprends la création des profils photos. Le choix des photos est extrêmement important, et les filles l’ont bien compris. Mon travail est de les mettre en valeur, et de donner envie à la cliente de les sélectionner pour la deuxième étape : les castings.

24 juin 2019 : Mail de retour de la cliente ; les dates de castings sont fixées au deux jeudis suivants. Je reçois également la sélection des profils ayant été retenu. Je l’annonce aux hôtesses. En vue de ce rendez-vous, je vérifie tout, plusieurs fois, de peur d’oublier un détail. Je valide chaque information avec les filles et m’assurent qu’elles soient prêtes pour la rencontre.

27 juin 2019 : Première date de casting ! Pour certaines c’est leur première fois, pour moi aussi. La veille, j’ai pris le temps de leur envoyer un mail explicatif afin de les préparer au mieux pour le rendez-vous. Un mail récapitulant toutes les informations importantes afin de leur faire prendre conscience de l’importance de l’événement mais également de les rassurer sur le déroulé du rendez-vous. Je serais là.

J’ai la boule au ventre, le trac. Mais j’essaye de ne pas le montrer. Je suis là pour rassurer et accompagner mes équipes. Leur communiquer mon stress ne les aidera pas. Je suis là pour les mettre en confiance, les soutenir et appuyer leur profil auprès de la cliente.

Les rendez-vous s’enchainent, mon stress s’est peu à peu dissipé, contrairement à celui des filles qui arrivent petit à petit et qui ne savent pas à quoi s’attendre. J’essaye de les rassurer au maximum avant de les faire rentrer dans la salle.

Les clientes leur expliquent la soirée, les animations, le thème, l’esprit et leur font essayer la tenue choisie pour l’événement. A la simple évocation d’un coiffeur, maquilleur et d’une manucure en amont, les filles ont des étoiles dans les yeux.

Une fois le casting terminé, je débrief avec les clientes qui sont ravies des profils rencontrés, ce qui m’encourage pour la suite.

Retour à l’agence pour raconter en détail ce premier rendez-vous qui m’a permis d’y voir plus clair. Je sais désormais ce qu’elles recherchent vraiment et vais pouvoir relancer d’autres profils qui conviendront parfaitement !

2 juillet 2019 : Nous avons rendez-vous pour le repérage des lieux. Ma directrice et moi nous rendons sur place pour 11h30. Nous rencontrons les différentes personnes ayant participé à l’organisation de l’événement et commençons le tour des lieux et des postes prévus. Nous notons chaque détail et posons toutes les questions nécessaires.

Une fois le repérage terminé, je retourne dans les bureaux où trois autres filles sont reçues pour le casting. J’essaye de les rassurer au maximum et le rendez-vous se déroule à merveille.

Le prochain casting est dans deux jours, je n’ai pas de temps à perdre, je termine les profils photos et règle les derniers détails.

4 juillet 2019 : Dernière date de casting. Je me rend sur les lieux bien plus sereine. Je sais désormais à quoi m’attendre. La veille j’ai renvoyé le mail de la dernière fois et continue de rassurer au maximum les filles avant leur rendez-vous. Les entretiens s’enchainent et les filles font toutes bonne impression. J’attends avec impatience la sélection finale !

5 juillet 2019 : J’attends le mail contenant le résultat avec impatience !

13h, le verdict tombe. J’ai l’impression de recevoir les résultats du bac.. Ca y est ! J’ai toute mon équipe ! Je suis ravie de la sélection, les filles ont chacune une personnalité, elles sont toutes différentes les unes des autres et cela donne une équipe harmonieuse. Le prochain rendez-vous est fixé au lundi 8 juillet, pour les répétitions de l’événement.

8 juillet 2019 : Nous avons toutes rendez-vous à 16h pour les répétitions. Nous allons vérifier chaque poste, ajuster les horaires, modifier le planning. C’est un rendez-vous qui nous permet de refaire un point sur chaque détail, afin que tout soit parfait le jour de l’événement.

Un dernier mot avant de libérer les équipes et chacun repars de son côté. Je suis tellement fière de l’équipe recrutée. Elles sont toutes très investies et ont l’envie de bien faire. Je n’ai aucun doute sur le succès de l’événement.

10 juillet 2019 : Jour J ! On y est enfin ! J’ai rendez-vous à 14h avec les six premières hôtesses qui vont réessayer les tenues, et directement partir en studio pour se faire maquiller, coiffer et manucurer.

Les filles sont aux anges, elles se font chouchouter, elles ont le sourire aux lèvres et ça me fait tellement plaisir de les voir ainsi, je les bombarde de photos que je promets de leur envoyé par la suite. De mon côté je fais le lien entre le studio make-up, l’accueil des hôtesses qui arrivent toutes les demi-heure et la vérification des derniers détails avec la cliente.

L’après-midi passe à une vitesse. Tout le monde est prêt, on prend quelques photos et chacune prend sa place.

20h : le coup de feu est lancé. Je multiplie les allers-retours sur les différents postes afin de vérifier que tout se passe bien et que la soirée ne prend pas de retard. Plusieurs hôtesses vont assurer deux postes durant la soirée et il est important que la chef hôtesse et moi vérifions l’heure pour pouvoir respecter le déroulé.

21h30 : L’heure du reveal ! Ce soir nous sommes réunis pour le lancement du nouveau parfum de la maison Hermès : Twilly Eau Poivrée. Après un discours du nez d’Hermès, les hôtesses ont pour mission de déambuler parmi les invités pour leurs faire sentir le parfum sur de magnifiques confettis de soie.

La soirée se déroule à merveille. Le roulement des postes se fait tout naturellement. Nous parvenons à libérer les hôtesses petit à petit. Chacune repart le sourire aux lèvres, avec des souvenirs plein la tête.

00h45 : Ma chef hôtesse et moi libérons la dernière hôtesse positionné au vestiaire. Le temps de se changer et nous partons dire au revoir à la cliente qui nous remercie et nous félicite pour le travail accompli, elle est très contente de l’équipe, tout s’est très bien déroulé.

Je pars de l’événement le sourire aux lèvres, tellement fière. Fière de mon équipe, du travail qu’elles ont accompli, et de l’implication dont elles ont fait preuve. Fière de moi, d’avoir réussi à mener un dossier aussi important à sa réussite, d’avoir répondu à toutes les exigences, je suis fière de nous.

Cette soirée restera un de mes meilleurs souvenirs.

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